Gerenciamento e informatização aliados à extensão: notas sobre o processo organizacional da VI Feira das Cidades

Resumo

O projeto de extensão “Olhares sobre as cidades: experiências de viagem” promove o evento anual consolidado e presente em nosso calendário acadêmico, Feira das Cidades, do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Sul - Campus Canoas. Ele é composto por diversas atividades acadêmicas e culturais, tais como: exposição de fotos e vídeos, mesas-redondas, minicursos, palestras, oficinas e relatos de viagens acerca de cidades e culturas exóticas, realizados por alunos, servidores e membros da comunidade externa. Como não são todos que possuem a possibilidade de viajar – tanto dentro quanto fora do país – nos dias em que o evento ocorre, a oportunidade de conhecer diferentes lugares do mundo torna-se real. Devido à grande adesão de público e à proporção que a Feira tomou ao longo de suas seis edições, notou-se a necessidade de informatizar o processo de inscrições de trabalhos, certificação de palestrantes, bem como à participação de ouvintes no evento, reduzindo o tempo gasto seja antes, seja durante ou depois do seu encerramento. Até 2015, o trabalho manual se fazia presente de maneira excessiva, gerando um gasto desnecessário de material físico com formulários de inscrições, além de perda de informações sobre edições anteriores e de tempo ao ter que gerenciar todos os formulários recebidos. Nesse mesmo ano, por exemplo, foram expedidos 511 certificados. Assim, com base em reuniões periódicas com os coordenadores e colaboradores do projeto e participando ativamente de todas as etapas de sua organização como bolsista de extensão, pude aliar os conhecimentos adquiridos durante o Curso Técnico Integrado em Informática e desenvolver um sistema que recebe submissões dos trabalhos inscritos, possibilitando, deste modo, o credenciamento de ouvintes nos mesmos e a posterior geração de certificados. O sistema foi utilizado na edição desse ano, gerenciando o total de 59 atividades e de 208 usuários, ouvintes e ministrantes. Além disso, pelo site, é possível visualizar a programação do evento e as fotos das edições passadas. O trabalho desenvolvido resultou na economia de patrimônio público, limitando-se ao uso de papel apenas nas listas de chamada, e otimizou as inscrições de atividades, principalmente, levando em conta à comunidade externa, devido ao fácil manejo do sistema. Ao aliar ensino, pesquisa e extensão neste trabalho foi possível perceber o quanto esses três segmentos são deveras indissociáveis, uma vez que toda a pesquisa desenvolvida ao longo do projeto veio ao encontro das lições por mim aprendidas nos quatro anos de curso, tendo sido partilhada através da ação extensionista promovida pelo projeto enquanto bolsista.