O impacto da implantação do sistema Protheus nos setores de expedição e estoque

Resumo

As organizações aprenderam ao longo da história, das maneiras mais diversas, que a acomodação e olhos fechados para o futuro pode ser fatal. As maiores empresas já aprenderam que cada centavo gasto em inovação e modernização é um grande investimento. Praticamente não existem mais setores sem concorrência e cada detalhe pode ser determinante para a conquista ou perda de um grande cliente. As empresas necessitam de agilidade, qualidade, assistência, confiabilidade e tudo isto buscando o menor custo para que obtenham o maior lucro possível. Não é uma tarefa fácil, por isso é muito importante ter uma gestão eficiente dentro das organizações a fim de sobreviver no mundo dos negócios. Considerando a importância que a gestão de estoque tem em relação ao sucesso das organizações, visto que esta gestão é parte fundamental da eficaz administração de uma empresa, foram analisados, dentro deste contexto, a evolução de um processo dentro de uma mesma organização. A empresa já tem como sistema o Protheus, que é um programa da empresa TOTVS que integra todos os setores da empresa. Observando o comportamento de dois cenários, chegou-se à seguinte problemática: As empresas necessitam de uma integração total de seus setores, na filial de Canoas os setores de expedição e estoque ainda não estão integrados, o processo tem excesso de informações manuais, retrabalho, desperdício de papel, entre outros. Além disso, com a falta de controle do sistema, os processos têm que ser lançados posteriormente. Quais melhorias e mudanças ocorrerão nos controles internos com a integração dos setores de estoque e expedição, com os módulos financeiros da empresa alfa? O objetivo principal deste trabalho é demonstrar que os requerimentos da expedição para o estoque terão mais controle e agilidade e os inventários terão mais acuracidade. Para consecução do objetivo geral, foram definidos os seguintes objetivos secundários: conhecer como era o processo de expedição dos produtos da organização antes da implantação do software de gestão (sem pedido pelo sistema e com a geração de código de barras na produção); conhecer quais foram as necessidades, adaptações e recursos necessários para a implementação do novo software; conhecer o novo processo de expedição dos produtos da organização após a implantação do software de gestão (com pedido pelo sistema e com a geração de código de barras no estoque); comparar os ganhos em agilidade e precisão na rotina de expedição dos produtos finais da organização, através de questionários com os funcionários, avaliando o novo sistema. O inventário do estoque é feito trimestralmente. Como os processos são manuais, são encontrados erros regularmente, como a separação de uniformes que não pertencem ao cliente e a constante falta de precisão nas quantidades dos itens no estoque. Essa falta de precisão também causa a consulta telefônica de vendas para verificar a disponibilidade dos materiais, processo que poderia ser realizado online.